Damit ein ASE-Event zu einem Erfolg wird, ist eine intensive Vorbereitung notwendig.
Ein spezielles ASE-Team wird deshalb ca. vier Wochen vor dem eigentlichen ASE mit dem bestehenden Projektteam zusammentreffen, um Umfang und Zielsetzung für die Entscheidungsfindung festzulegen.
Nach der Abstimmung des Vorgehens für die weitere Vorbereitung folgt eine Kick-off Veranstaltung, die das Signal zum Start gibt. Die folgenden Wochen sind durch Recherchen, Analysen und die Festlegung der Teilnehmer sowie die Organisation der notwendigen Logistik geprägt. Begleitet wird diese Phase durch regelmässige Planungs- und Abstimmungsmeetings. Wenige Tage nach dem ASE liegt bereits eine vollständige Ergebnisdokumentation vor. Dadurch wird die Kommunikation des weiteren Vorgehens als auch die Umsetzung der ASE-Ergebnisse umgehend eingeleitet.